퇴근이 빨라지는 직장인 실무 엑셀 단축키 완벽 정리!

빠른 퇴근을 위해  엑셀 단축키에 대해 정리해 보았습니다.

기존에 많이 사용하고 있는 단축키와 함께 실무에서 정말 유용할 것 같은 단축키만

특별히 선별해서 정리하였으니 꼭 끝까지 읽어주시고 칼퇴하시기 바랍니다.

1. ALT + [단축키]

엑셀에서 ALT+[단축키]로 대부분의 기능을 단축키로 실행할 수 있다는 사실 아시나요?

차근차근 하나씩 알아보겠습니다.

 

1-1) 빠른 실행도구모음 등록 후 ALT+[번호] 실행하기

단축키를 사용하기 전 사전에 빠른 실행도구모음에 원하는 기능을 등록하겠습니다.

빠른실행도구모음에 등록하는 방법은 크게 2가지가 있습니다.

첫 째, [파일] 탭 > [EXCEL 옵션] > [빠른 실행도구 모음] > 원하는 메뉴를 찾아 추가를 할 수 있습니다.

둘째, 원하는 메뉴를 탭에서 찾아 마우스 우클릭 한 뒤 [빠른 실행 도구 모음에 추가] 버튼을 누릅니다.

아마 EXCEL을 사용하는 대부분의 사용자들이 두 번째 방법으로 빠른 실행도구 모음에 등록하지 싶습니다.

저는 주로 서식복사, 셀 병합, 오름차순/내림차순 정렬을 빠른 실행도구 모음에 추가해 활용하고 있습니다.

각자 맡은 업무에서 자주 사용하는 기능이 있다면 빠른 실행도구에 등록해 보세요. 

 

등록을 했다면 이제 직접 단축키를 이용해 사용해 봐야겠죠?

사용하는 방법은 너무 간단합니다.

 

빠른실행도구모음 단축키로 실행하기

[ALT] + [숫자]

 

엑셀에서 ALT키를 누르면 아래 화면과 같이 각 탭에는 알파벳이

빠른실행도구 모음에는 숫자를 보여줍니다.

 

다시 한번 더 ALT를 누르면 해당 단축 버튼이 사라집니다.

즉, 단축키를 실행하기 위해서는 

ALT키를 눌러 해당 단축 알파벳/번호를 보이게 한 뒤

사용할 기능에 맞는 숫자를 눌러주면 됩니다.

 

여기서는 빠른도구실행에 등록된 것들만 ALT + [숫자]로 하나씩 실행해 보겠습니다.

 

먼저 서식 복사입니다.

ALT +[1] 번을 눌러 이름 머리글에 적용된 서식을 나머지 머리글에도 적용해 보겠습니다.

ALT +[1]을 누르면 B2 셀의 서식이 복사되고, 복사된 서식을 적용할 셀 범위를 지정하게끔 

페인트 모양으로 마우스 커서가 바뀝니다. 이제 나머지 머리글을 마우스 드래그 하면 서식이 적용됩니다.

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2) 셀 너비 자동맞춤 기능 ALT+ (H + O + I) 

다음과 같이 셀 너비가 데이터의 크기에 맞지 않게 제각기라 보기 좋지 않습니다.

실무에서는 다른 곳의 데이터를 복사 붙여 넣기 할 때 열 너비가 맞지 않을 때가 많습니다.

이러한 경우에 자동맞춤 단축키 ALT + H.O.I(호이)를 사용하면 정말 편리합니다!

먼저, 자동 맞춤할 셀 범위를 선택해 줍니다.

그런 뒤, ALT + H.O.I를 차례로 눌러주세요

간단히 설명하면, [홈] 탭 > [서식] > [열 너비 자동 맞춤]을 H.O.I 단축키로 실행하는 것입니다.

다 같이 H.O.I(호이)

아래와 같이 열 너비가 데이터 크기에 맞게 자동으로 맞춰졌습니다.

참고로 행 높이를 자동맞춤하는 단축키는 ALT + H.O.A 이지만

실무에서는 행높이보다는 열 너비를 맞출 일이 훨씬 많은 점 참고해 주세요.

2. [F4] 직전 작업 반복실행

엑셀에서 바로 직전에 사용했던 기능을 반복해서 사용해야 하는 경우가 있습니다.

이를테면 일부 셀에만 서식을 지정하는 경우가 바로 그런 경우입니다.

 

아래와 같이 나이 40 이상인 셀에 노란색 채우기를 하고 싶다고 해봅시다.

먼저 제일 위 정진운 씨 나이에 노란색을 채우기 해줍니다.

 

40살이 넘은 김진표, 홍수하 씨의 나이에도 노란색 채우기를 해주어야 하는데요

해당 나이 뒤에 두고 F4 키를 누르면 직전에 채우기 했던 서식이 그대로 적용됩니다.

이렇게, 연속적으로 동일한 서식을 적용할 때 [F4] 단축키를 사용하면 정말 편리합니다.

3. 실행취소(CTRL + Z), 다시 실행(CTRL + Y)

실무에서 많은 데이터를 대상으로 함수를 적용했을 때

데이터의 범위가 넓을 때 제대로 함수가 적용되었는지 전범위가 한눈에 들어오지 않을 때가 많습니다.

이러한 경우에 저는 적용 후 실행취소/다시 실행 단축키를 통해 엑셀 시트 전 범위에 변화가 있는지 없는지 

확인하는 용도로 많이 사용하고 있습니다.

그뿐 아니라 서식을 잘못 적용했을 때에도 실행취소 기능을 사용하고 있습니다.

 

4. F12(다른 이름으로 저장)

실무에서 파일을 관리할 때 계속해서 ver업 하여 관리하는 경우가 많습니다.

이때, 일반적으로 많이들 아는 CTRL+ S 로만 파일을 관리하게 하면

기존 파일에 덮어쓰기가 되기 때문에 버전별로 파일을 관리하기 어렵습니다.

 

이러한 경우 사용할 수 있는 단축키가 바로 [F12], 다른 이름으로 저장 단축키입니다.

기존 파일을 남겨 둔 상태로, 새로운 파일을 버전 up 하여 저장할 수 있어 혹시나 잘못 수정했을 때

시간이 지난 뒤 유관부서에서 앞전 버전과의 변경점을 요청 시에도 파악이 쉽습니다.

5. 범위 선택, 이동 단축키

실무에서는 몇 천, 몇 만 행의 rawdata를 다루게 됩니다.

퇴근 시간을 단축하기 위해서는 최대한 키보드만 사용해서

데이터를 빠르게 선택하고 이동하는 것이 중요합니다!

 

1) CTRL + 방향키, 연속된 데이터의 끝으로의 이동

이건 제가 설명하는 것보다 직접 해보고 자주 활용하면서 자동으로 손가락이 기억하게 하는 것이 좋습니다.

CTRL을 누른 체 상↑ 하↓ 좌→ 우←를 눌러 셀을 이동해 보세요. 금방 손에 익을 겁니다.

2) SHIFT 방향키, 연속된 데이터의 끝으로의 이동

다음으로는 셀 범위를 지정할 때 사용하는 SHIFT + 화살표입니다.

다음과 같이 이름에서부터 박성수 씨의 성별까지의 범위를 선택해 봅시다.

먼저 이름이 적힌 곳에 셀 커서를 가져다 놓고 거기서 [SHIFT]를 누른 채로 방향키를 눌러봅니다.

상/하/좌/우 이동하면 이동하는 처음 선택할 셀을 기준으로 셀 범위가 바뀌는 것을 확인할 수 있습니다.

3) CTRL + SHIFT 방향키, 연속된 데이터의 끝으로의 이동하는 동안의 범위 내 모든 셀을 선택

이름을 선택한 뒤 CTRL + SHIFT 아래로, 옆으로 화살표를 눌러보세요

그럼 전체 데이터 범위가 선택되는 것을 확인할 수 있습니다.

방대한 원본데이터의 범위를 선택할 때 CTRL + A와 함께 유용하게 사용되는 단축키입니다.

이 밖에도 CTRL, SHIFT의 속성을 잘 활용하면 다양하게 응용할 수 있습니다.

6. [F2] 셀 편집 단축키

다음으로 셀 편집 단축키입니다.

셀에 입력된 내용을 수정할 때 보통 셀을 더블클릭 하거나

또는 수식 입력줄에 커서를 갖다 대고 직접 입력하곤 합니다.

이를 [F2] 단축키를 사용해서 바로 커서를 셀 내부에 활성화하고 빠르게 편집할 수 있습니다.

7. [SHIFT/CTRL] + [Space] 전체 행/열 선택 단축키

1) Shift + Space 전체 행을 선택해 줍니다.

2) Ctrl + Space 전체 열을 선택해 줍니다.

8. CTRL + [+(더하기)/-(빼기)], 셀 혹은 범위 삽입/삭제

해당 기능은 실무에서 정말 유용합니다.

특히, 엑셀로 회의록을 작성할 때 Action Item을 마감일 순으로 정리할 때 유용합니다.

예를 들어 9/15일과 9/30일 사이에 해야 할 일이 회의 중 추가 안건으로 나오는 경우가 있습니다.

그럴 때 행 삽입을 할 때 단축키 CTRL + [+]를 사용하면 내가 선택한 행 위로 새로운 행이 삽입됩니다.

이제 부품 조립했으니 초기작동 TEST를 제품인계 전 한다고 기입해 줍니다.

또 열을 삽입할 때도 마찬가지입니다.

누가 할지 R&R(역할)을 분명히 지정해야 일을 하게 됩니다.

그러므로 마감일 앞에 담당자를 지정해 주도록 하겠습니다.

이와 같이 유간부서간 회의를 주간하고 회의록을 실시간으로 작성해야 할 때 정말 유용한 기능입니다.

9. 범위지정 + [SHIFT] + 드래그, 범위 밀어서 붙여 넣기

아래의 회의록 정리 테이블에서 담당자를 마감일 뒤로 옮겨보겠습니다.

범위 지정 후 범위의 모서리로 마우스 커서를 갖다 놓으면 십자가 모양 화살표로 바뀌게 됩니다.

그 상태에서 SHIFT키를 누른 채로 마우스를 드래그하여 밀어 넣기 할 위치에서 드래그를 풀어주면

범위가 밀어서 붙여 넣기 됩니다.

10. ctrl + 마우스 휠, 화면 배율 변경

방대한 데이터를 다룰 때 화면 배율을 줄였다 늘였다 할 일이 많습니다.

그때마다 우측 하단의 배율을 조정하기보다는 ctrl + 마우스 휠 단축키로 

내가 원하는 배율을 빠르게 찾을 수 있습니다.

11. ctrl + H 찾기/바꾸기

회사 실무에서 해당 기능도 정말 자주 사용됩니다.

특히, 복잡한 표준문서를 수정할 때 사용하거나 생산정보 조회 중 원하는 LOT ID를 찾을 때도 유용합니다.

 

1) ctrl + F : 찾기 및 바꾸기

2) ctrl + H : 찾기 및 바꾸기

제조업에서 신제품 개발 중 제품의 Spec이 변경되어 표준문서 내 Spec을 수정할 일이 있습니다.

실제로는 매우 복잡한 표준문서인데 간단히 예시로 작성해 보았습니다.

A검사 항목의 중심값 100을 105로 상향 조정했다고 해봅시다.

이때 CTRL + H 단축키가 유용합니다.

찾을 내용에 현재 Spec 100 ± 9 그대로 입력해 줍니다. 

그런 다음 모두 찾기를 눌러 작업시트 내 해당값이 기입된 모든 셀을 확인해 줍니다.

해당 셀이 수정해야 할 셀이 맞는지 확인 후 이상 없다면 바꿀 내용에 105±9를 입력하고 모두 바꾸기를 실행해 줍니다.

12. 테두리 관련 단축키

1) ALT + H + B + A : 모든 테두리

2) ctrl + shift + 7, 바깥쪽 테두리 추가 / ctrl + shift + - 테두리 제거

13. 서식 지정 단축키

1) 천 단위 구분 기호 단축키 : ctrl + shift + 1(!)

2) 날짜서식 단축키 : ctrl + shift + 3 (#)

3) 백분율 서식 단축키 : ctrl + shift + 5(%)

일일이 셀 서식 창을 띄워 지정하지 않고 단축키를 이용해 자주 사용하는 서식을 단축키로 지정할 수 있습니다.

 

실무에서 정말 유용한 단축키에 대해 다뤄봤습니다.

많은 도움이 되셨다면 공감 부탁드립니다.