최근 생산엔지니어에서 선행공정기술 업무로 직장과 포지션을 동시에 바꾸면서 엑셀 데이터를 다루는 일이 많아졌습니다.
엑셀로 처리해야 할 데이터의 절대적인 양이 늘었을 뿐 아니라 처리한 데이터를 엑셀로 공유하는 일이 많아져 엑셀 공부를 시작하게 되었습니다. (대학생 때 컴퓨터 활용능력 1급을 취득했는데도 실무가 뒤받쳐 주지 않으니 까먹었거나 알고 있어도 어떻게 활용해야 할지 모르는 경우가 많습니다.)
이번에는 엑셀 표, 보고서 작성시 보다 깔끔하고, 가독성을 높이게 만들기 위한 원칙을 공부하게 되었습니다.
엑셀로 보고서를 작성해본 경험이 부족해 깔끔하게 배치하고, 디자인하는 것에 적잖이 고생하고 있기 때문입니다.
특히, 공대 나온 사람들은 더더욱 심미적인 감각이 떨어져 이런 원칙들을 아느냐 모르느냐가 정말 중요할 것입니다.
저의 보고서가 나날이 발전해가듯 저와 비슷한 고민을 가진 다른 분들의 보고서 질도 점차 개선되었으면 하는 바람에서 공부한 것을 기록합니다.
1. 숫자는 오른쪽으로 정렬합니다.
엑셀에서 상당수의 보고서는 숫자 데이터로 작성을 하게 됩니다.
일반적으로 우리가 숫자를 볼 때 우측에서 끊어 읽는 것에 익숙하기 때문에 숫자는 오른쪽 정렬하는 것이 좋습니다.
한편, 문자는 반대로 왼쪽 정렬하는 것이 보기에 좋습니다.
예외적인 상황으로는 숫자나 문자 데이터의 길이가 짧을 경우가 있습니다.
이러한 경우는 가운데 정렬하는 것이 가독성이 더 좋을 수도 있습니다.
2. 천 단위 구분 기호를 꼭 표기합니다. [Ctrl] + [Shift] + [1]
숫자 데이터를 작성할 때 가독성을 높이기 위해서는 천 단위 구분 기호 쉼표(,)를 넣어주는 것이 좋습니다.
단축키 [ctrl] + [shift] + [1]을 사용하거나 셀 서식([ctrl] + [1])의 > 표시형식 > 사용자지정에서 #,##0으로 지정해 줍니다.
특히, 공정엔지니어로서 월별, 일별 생산 실적을 집계하거나 투자 비용을 산출해야 할 때 그 수량이나 금액이 만, 십만, 백만 단위까지 넘어가는 경우가 빈번하게 발생합니다. 때문에 천 단위 구분 기호는 기본으로 단축키도 함께 알아가는 것이 좋습니다. 엑셀 서식에 대해서도 다음에 좀 더 공부하여 공유하도록 하겠습니다.
3. 단위에 유의하여, 단위 절사 시 명시하도록 합니다.
2번과 연계해서 알아두는 것이 좋습니다. 분기 혹은 연 단위 보고자료를 작성해야 할 때 특히 집계 수량/금액의 값이 크게 됩니다. 이러한 보고자료는 또한 임원에게 까지 보고되는 자료인 경우가 많습니다. 이러한 경우 한눈에 비교하기 쉽게 k(1,000) 혹은 특정 단위로 절사 하여 표기하게 됩니다. 그때 다른 사람들이 단위를 명기하지 않아 숫자를 오해하지 않도록 반드시 절사 한 단위를 명기하여 혼선을 방지해야 합니다.
4. 표의 세로선을 남발하지 않습니다.
표에는 가로선 만을 남기고 양 사이드에는 세로선을 표기하지 않아 표에 폭 방향으로 개방감을 주는 것이 좋습니다.
직접 비교해 보면 어떤 것이 보기에 편한지 바로 비교할 수 있을 것입니다.
5. 첫 시트에 Summary 시트를 만들어 정리합니다.
회사에서 raw data를 시스템에서 내려받아 가공하여 다양한 타입의 보고자료를 만들게 됩니다.
그에 따라 하나의 엑셀파일 안에 여러 개의 데이터 시트가 추가되는 일이 많습니다.
이러한 경우에 파일을 공유받는 사람들의 입장을 고려하면, 모든 결과가 압축된 요약 페이지가 엑셀 파일의 시트 맨 앞에 오는 것이 보기에 편합니다. 따라서, 엑셀 보고서 작성 시 첫 페이지는 Summary 시트를 만들어 압축된 정보를 보여주는 것이 좋습니다.
엑셀 파일을 공유하기 전 요약 시트의 A1 셀을 선택한 후 저장해 줍니다.
다시, 파일을 열었을 때 마지막에 지정했던 요약 시트의 A1 셀이 시작페이지로 지정됩니다.
6. 눈금선과 머리글을 숨겨줍니다.
완성된 보고서 혹은 서식을 공유할 때, 눈금선과 머리글을 숨겨주면 보고서가 더욱 깔끔해집니다.
실무에서 저도 머리글은 남기더라도 눈금선 제거는 반드시 하고 공유하는 게 습관이 되었습니다.
머리글은 수식이 걸려있는 셀의 주소를 확인하게 되는 경우가 있기 때문에 남기는 것도 좋다고 생각합니다.
7. 데이터가 많을 때는 틀고정 기능을 사용해 머리글이 항상 표기될 수 있도록 합니다.
틀고정을 활용하는 방법은 매우 간단합니다.
선택한 셀을 기준으로 상단 행과 좌측 행과 열이 고정된다는 것만 기억해 주면 됩니다.
다만 자주 사용하지 않으면 헷갈릴 수 있기 때문에 여러 번 반복 숙달하는 것이 가장 좋습니다.
8. 페이지 나누기 미리 보기를 통해 보다 깔끔하게 화면을 정리해 보세요.
[보기] 탭의 [통합문서보기] > [페이지나누기]를 눌러보세요.
전, 후를 직접 비교해 보시면 몰입도가 확연히 달라진 것을 느낄 수 있습니다.
9. 입력되는 값과 계산되는 값을 구분해 주세요. ( 이동 메뉴, [ctrl] + [G] )
엑셀파일을 공유할 때는 사용자가 직접 수정할 수 있는 부분과 그렇지 않은 부분을 식별할 수 있게 하는 것이 좋습니다.
회사 실무에서는 유관부서에 내가 작성한 계산시트 양식을 공유하여 유관부서에서 입력값을 받아 자동으로 원하는 값을 얻어내야 할 때가 있습니다. 그때 계산시트를 뿌릴 때 수정해야 할 부분을 눈에 띄게 표기하여 공유해야 상호 간에 두 번 세 번 일하는 일도 없고, 업무상 낭비되는 시간도 줄일 수 있습니다.
이때 수식이 입력된 셀과 값이 들어있는 셀을 [이동] 기능을 통해 구분할 수 있습니다.
먼저, 수식 셀과 값 셀을 구분할 범위를 선택합니다. 그런 다음 단축기 [ctrl] + [G]를 눌러 이동 창을 열어줍니다.
이동 창 내 좌측 하단 [옵션] 버튼을 눌러 [이동 옵션] 창을 띄우고, 여기서 상수에 체크해 준 뒤 확인을 눌러줍니다.
아래와 같이 값이 입력된 셀만 선택됩니다.
해당 셀들의 색을 바꾼 뒤(ex. 파란색) 파일 공유 시, 파란색 셀만 확인해 달라고 요청하시면 됩니다.
이상으로 엑셀 실무에서 보고서 작성 시 깔끔하고, 가독성을 높이는 방법과 회사 실무 엑셀에서의 기본 매너 등에 대해 공유해 봤습니다. 오늘도 감사합니다.
제가 참조하고 있는 엑셀 무료강의는 유튜브에 올라오는 오빠두엑셀과 공여사들입니다.
최근에는 오빠두엑셀 유튜브 인강을 정주행 중입니다.
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